Suivre les dépenses des employés, soumettre et approuver les dépenses est un inconvénient mais inévitable. Heureusement, de nouveaux outils d’automatisation émergent sur le marché, permettant d’éliminer les processus manuels et de rationaliser votre gestion des dépenses. Pour choisir la solution adaptée à votre entreprise, vous devez connaître les fonctionnalités et capacités qui constituent une solution de gestion des dépenses réussie.
1. Convivial
Les gens n’aiment pas le changement : les employés sont réticents à apprendre de nouveaux programmes et processus, car ils peuvent souvent être complexes. Lorsque vous achetez une solution de gestion des notes de frais, vous voulez vous assurer que vos employés l’utiliseront. En choisissant une solution intuitive qui s’intègre à votre système ERP, vous garantissez à vos employés qu’elle est facile à utiliser et que le transfert de données est fluide et sans tracas.
2. Reconnaissance optique de caractères (OCR)
La saisie manuelle des données demande du temps et de la concentration et peut encore être pleine d’erreurs. Un moteur OCR est indispensable pour toute solution de gestion des dépenses. OCR vous permet de numériser un reçu, de capturer et de convertir automatiquement les données en texte lisible par machine. L’OCR réduit considérablement la saisie et la saisie manuelle, ce qui entraîne moins d’erreurs de saisie de données.
3. Application mobile
Récupérer des reçus physiques pour une saisie ultérieure des données est ennuyeux – vous risquez également de perdre les reçus et que l’entreprise ne puisse pas vous rembourser. Une bonne solution de gestion des notes de frais devra disposer d’une application mobile qui permettra aux employés de numériser leurs reçus et de les soumettre pour approbation en temps réel. La capture de vos reçus en temps réel permet d’obtenir de meilleurs détails – il est difficile de se rappeler avec qui vous êtes allé déjeuner il y a trois semaines. Cela permet par ailleurs d’accélérer le processus d’approbation et de remboursement, ce que vos employés vont adorer !
4. Approbations automatisées et personnalisables
Les approbations ont tendance à prendre beaucoup de temps, en particulier si la saisie initiale des dépenses comporte des erreurs, ce qui ralentit considérablement le processus d’examen et d’approbation. Une bonne solution de gestion des notes de frais doit permettre de personnaliser les approbations, de créer une hiérarchie d’approbation en cas de plusieurs approbateurs et de garantir que la note de frais avance automatiquement dans le flux. Vous devriez également pouvoir déléguer des approbations lorsque vous n’êtes pas du bureau.
5. Suivi du kilométrage
Les employés oublient facilement de suivre manuellement leur kilométrage ou l’ignorent complètement et devinent, car cela prend du temps. Malheureusement, il est par ailleurs facile pour les employés de commettre une fraude en réclamant des frais kilométriques pour des courses personnelles effectuées pendant les heures de travail. Une bonne solution de gestion des dépenses disposera d’un outil de suivi du kilométrage, qui calcule automatiquement le kilométrage entre deux destinations. Cela garantit que le rapport kilométrique est correct et indolore.
6. Évolutivité
À mesure que votre entreprise grandit, vos besoins évoluent. Un bon logiciel de gestion des notes de frais vous permet d’augmenter vos fonctionnalités et d’en ajouter d’autres au fur et à mesure de votre croissance. Votre solution doit ainsi vous permettre d’ajouter et de supprimer des utilisateurs selon vos besoins.
7. Sécurité
Lorsque, vous recherchez un logiciel d’automatisation des notes de frais, vous souhaitez en trouver un qui minimise le risque de cyberattaques, protège les données confidentielles et empêche les publications archivées d’être modifiées numériquement une fois approuvées et remboursées. Il devrait également permettre un accès facile aux dépenses antérieures en cas de besoin, par exemple à des fins d’audit.
8. Essai gratuit
Il est difficile de déterminer ce qui conviendrait le mieux à votre entreprise si vous n’êtes pas en mesure de l’essayer et d’avoir une idée de son fonctionnement. La meilleure option lors du choix d’une solution de gestion des dépenses est de trouver une solution basée sur le cloud proposant un essai gratuit. L’accès aux fonctionnalités les plus basiques vous donnera une idée de si elles correspondent aux besoins de votre entreprise.
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