La facturation électronique obligatoire en France arrive à grands pas. Initialement prévue pour juillet 2024, cette réforme majeure a finalement été reportée au 1er septembre 2026 . À cette date, toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques , tandis que l’émission deviendra progressivement obligatoire : d’abord pour les grandes entreprises et ETI dès septembre 2026, puis pour les PME et TPE à partir de septembre 2027 .
Ce calendrier de déploiement de la facturation électronique obligatoire nous donne un peu plus de temps pour nous préparer, mais il ne faut pas sous-estimer l’ampleur des changements à mettre en place. En effet, cette réforme transformera profondément les pratiques de facturation de toutes les entreprises françaises. Dans ce guide pratique, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la facture électronique obligatoire et les étapes essentielles pour assurer une transition réussie vers la facturation électronique 2026.
Comprendre la facture électronique obligatoire
Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, il est essentiel de bien comprendre ce qu’est réellement une facture électronique et comment elle fonctionne.
Différence entre PDF et facture électronique
Une erreur courante consiste à confondre facture électronique et simple PDF. Selon la définition officielle du Code général des impôts, une facture électronique est « une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée » qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées. Ce qui la distingue fondamentalement des factures papier scannées ou des PDF ordinaires.
En effet, une facture au format PDF classique ne sera plus conforme à la réglementation. Pourquoi ? Parce qu’elle est statique, ne permet pas l’extraction automatisée des données et n’offre pas les garanties d’authenticité, d’intégrité et de traçabilité exigées par la réforme.
Formats acceptés : Factur-X, UBL, CII
Pour être conforme, une facture électronique devra respecter l’un des trois formats officiellement reconnus :
- Factur-X : Format hybride qui combine un fichier PDF/A-3 lisible par l’humain et des données structurées en XML, facilitant ainsi la transition.
- UBL (Universal Business Language) : Format structuré sous forme de fichier XML, utilisé principalement pour les échanges commerciaux avec les administrations.
- CII (Cross Industry Invoice) : Format structuré XML qui répond à la norme ISO 20022, adapté aux transactions internationales.
Ces formats garantissent la lisibilité à la fois humaine et machine, tout en permettant l’automatisation des processus comptables.
Cycle de vie d’une facture électronique
Le cycle de vie d’une facture électronique comprend quatre phases principales : préparation et émission, réception par l’acheteur, validation ou rejet, et enfin paiement.
Tout au long de ce parcours, la facture passe par différents statuts obligatoires (déposée, rejetée, refusée, encaissée) et recommandés (mise à disposition, approuvée, paiement transmis…). Ces statuts permettent un suivi précis et en temps réel de chaque document.
L’émission et la réception des factures électroniques devront obligatoirement s’effectuer via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), et non plus directement entre entreprises. Cette plateforme se chargera de l’acheminement des factures et de la transmission des données à l’administration fiscale, garantissant ainsi la conformité et la sécurité des échanges.
Calendrier de la réforme 2026-2027
Le déploiement de la facturation électronique obligatoire suit désormais un calendrier précis et progressif. Initialement prévu pour juillet 2024, ce projet majeur a finalement été reporté à 2026-2027 pour permettre une préparation optimale des entreprises.
1er septembre 2026 : réception obligatoire pour tous
À cette première date clé, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront obligatoirement être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cette obligation s’applique indépendamment de leur taille – grandes entreprises, ETI, PME ou micro-entreprises. Pour se conformer à cette exigence, chaque organisation devra impérativement :
- Avoir choisi une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Être inscrite dans l’annuaire centralisé géré par le Portail Public de Facturation (PPF)
- Pouvoir traiter les factures dans les trois formats normés autorisés
Sans PDP sélectionnée à cette date, il deviendra impossible de recevoir des factures de vos fournisseurs, ce qui pourrait perturber gravement votre activité.
1er septembre 2026 : émission obligatoire pour grandes entreprises et ETI
Simultanément, les grandes entreprises et les ETI devront commencer à émettre leurs factures au format électronique. Cette première vague concerne précisément :
- Les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros)
- Les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) comptant entre 250 et 4 999 salariés avec un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliard d’euros
Ces entreprises devront non seulement émettre des factures électroniques, mais également transmettre certaines données de facturation à l’administration fiscale via leur PDP.
1er septembre 2027 : émission obligatoire pour PME et TPE
Un an plus tard, l’obligation d’émission s’étendra aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux micro-entreprises. À partir de cette date, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront :
- Émettre leurs factures au format électronique pour les transactions B2B domestiques
- Transmettre leurs données de facturation à l’administration fiscale
- Envoyer les données de transaction pour les opérations B2C et B2B international
- Déclarer les données de paiement pour les prestations de services
Cette échéance concerne donc également les micro-entrepreneurs, professions libérales et commerçants, dès lors qu’ils sont assujettis à la TVA en France.
Les plateformes : PPF, PDP et OD
Pour mettre en œuvre la facturation électronique obligatoire, trois acteurs clés constituent l’écosystème technique de la réforme : le PPF, les PDP et les OD. Chacun joue un rôle spécifique dans ce nouveau système.
Rôle du Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation (PPF) a vu son rôle évoluer suite à l’annonce gouvernementale d’octobre 2024. Désormais, il assume deux fonctions essentielles :
- Gestionnaire de l’annuaire central des entreprises, permettant d’orienter les factures vers le bon destinataire en fonction de la plateforme choisie
- Concentrateur de données pour l’administration fiscale, étant l’unique intermédiaire autorisé à communiquer avec les systèmes d’information de la DGFIP
Le PPF ne permet plus la transmission et la réception gratuite des factures entre entreprises comme initialement prévu [14].
Fonctionnement des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP sont des plateformes privées immatriculées par l’administration fiscale pour une durée de trois ans renouvelable [15]. Elles assurent plusieurs fonctions cruciales :
- Émission, transmission et réception des factures électroniques
- Extraction et transmission des données de facturation à l’administration
- Communication des données de transactions et de paiement
En juin 2025, plus de 90 PDP ont été immatriculées sous réserve, ce qui montre l’importance de ce nouveau marché.
Différences entre PDP et OD
Contrairement aux PDP, les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ne sont pas immatriculés par l’État. Cette différence fondamentale implique que :
- Les OD ne peuvent pas transmettre directement les factures aux destinataires
- Ils doivent obligatoirement s’appuyer sur une PDP pour faire transiter les factures
- Ils agissent principalement comme interface technique entre vos systèmes et les PDP
Critères pour choisir une PDP
Pour sélectionner la PDP la plus adaptée à vos besoins, considérez notamment :
- L’intégration avec vos outils : compatibilité avec vos logiciels de gestion et ERP
- La conformité réglementaire : immatriculation par l’administration fiscale
- Les formats pris en charge : UBL, Factur-X et CII
- La sécurité des données et les protocoles de protection
- L’accompagnement proposé : déploiement, formation et support
La transition vers la facturation électronique obligatoire nécessite donc un choix éclairé entre ces différents acteurs.
Préparer son entreprise à la facturation électronique
La préparation méthodique à la facturation électronique obligatoire nécessite une approche structurée pour assurer une transition fluide d’ici 2026.
État des lieux des outils actuels
Commencez par évaluer le niveau de maturité de votre entreprise en matière de digitalisation des factures. Posez-vous ces questions essentielles : disposez-vous d’un logiciel pour gérer vos factures entrantes et sortantes ? Est-il compatible avec les nouvelles exigences ? Votre éditeur fait-il partie des Plateformes de Dématérialisation Partenaires agréées par l’Administration ?
Mise en conformité des logiciels
Vos solutions doivent impérativement prendre en charge les trois formats officiels : Factur-X (format hybride combinant PDF lisible et fichier XML), UBL (format XML structuré) et CII (format XML normé). Sans cette adaptation, vous risquez de ne plus pouvoir émettre ni recevoir de factures conformes.
Formation des équipes
Identifiez les acteurs concernés dans votre entreprise, incluant les commerciaux qui peuvent être amenés à facturer. Évaluez si vos collaborateurs financiers disposent des compétences et du temps nécessaires pour mener cette transformation. N’hésitez pas à vous appuyer sur votre expert-comptable ou l’éditeur de votre solution qui proposent souvent des accompagnements spécifiques.
Sécurisation et archivage des factures
Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans, conformément à la durée d’utilité administrative. Cette conservation doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents. Privilégiez les coffres-forts numériques ou systèmes d’archivage électronique (SAE) certifiés.
Gestion des formats hybrides pendant la transition
Pendant la période de transition, Factur-X s’avère particulièrement avantageux car il combine un PDF lisible humainement et des données structurées en XML. Cette solution permet de traiter efficacement les formats traditionnels tout en préparant la transition vers le tout-numérique.
Conclusion
La réforme de la facturation électronique représente donc un tournant majeur pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Bien que le report à 2026-2027 nous offre un délai supplémentaire, il est essentiel de ne pas attendre la dernière minute pour s’y préparer. En effet, cette transformation nécessite une adaptation complète de vos processus de facturation.
Tout d’abord, chaque entreprise doit impérativement choisir sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire avant septembre 2026 pour recevoir des factures électroniques. Ensuite, l’émission deviendra obligatoire selon un calendrier progressif, d’abord pour les grandes entreprises puis pour les PME et TPE. Par conséquent, une préparation méthodique s’impose dès maintenant.
Les factures au format PDF simple ne seront plus conformes. Ainsi, vos systèmes devront prendre en charge les trois formats normalisés : Factur-X, UBL et CII. Pareillement, vos équipes auront besoin de formations adaptées pour maîtriser ces nouveaux processus.
Finalement, cette réforme offre aussi des avantages considérables : optimisation du traitement comptable, réduction des délais de paiement et diminution de l’empreinte écologique. À long terme, la facturation électronique contribuera à moderniser et fluidifier les échanges commerciaux en France.
Ne sous-estimez pas l’ampleur de ce changement. Commencez dès aujourd’hui à évaluer vos systèmes actuels, former vos équipes et choisir votre PDP. Une préparation anticipée garantira une transition sans heurts vers ce nouveau paradigme de facturation obligatoire en 2026.
