Sales Order Agent pour Microsoft Dynamics 365 Business Central
Sales Order Agent dans Dynamics 365 Business Central automatise le traitement des commandes pour gagner en efficacité et en précision. Il libère les équipes des tâches répétitives, tout en assurant un meilleur service client et une croissance facilitée.
Qu'est-ce que Sales Order Agent ?
Sales Order Agent aide les utilisateurs de Dynamics 365 Business Central à automatiser la saisie des commandes clients. Grâce à l’intelligence artificielle, il analyse les demandes reçues par e-mail, identifie automatiquement le client dans le système et engage, si nécessaire, un échange par e-mail pour clarifier les informations manquantes ou proposer des alternatives. L’agent vérifie la disponibilité des articles demandés, puis génère un devis au format PDF incluant tous les détails essentiels : produits, quantités, unités, prix, taxes, dates de livraison, références externes, etc.
Comment Sales Order Agent traite les demandes
Sales Order Agent surveille automatiquement une boîte aux lettres dédiée pour détecter les demandes de devis ou d’informations sur des articles envoyées par vos clients. Cette boîte est définie dans les paramètres de configuration de l’agent.
Dès qu’un e-mail contenant une demande potentielle est identifié, l’agent entre en action : il vérifie si le client est bien enregistré dans Business Central, contrôle la disponibilité des articles, génère un devis et prépare une réponse par e-mail avec le document PDF en pièce jointe.
Certaines étapes nécessitent votre validation, notamment la relecture des échanges ou l’assistance à l’agent en cas de besoin. Tant qu’aucune commande n’est finalisée, l’agent poursuit les échanges avec le client pour clarifier les informations manquantes ou ajuster la demande initiale.
Identification des clients/contacts et des documents associés
Sales Order Agent veille à ce que chaque demande soit correctement associée au bon client. Lorsqu’un e-mail est reçu, l’agent identifie automatiquement l’expéditeur en croisant son adresse avec les contacts, devis et commandes existants dans Business Central. Il s’assure ainsi qu’aucune demande ne soit attribuée par erreur à un autre client, garantissant une gestion précise et sécurisée des échanges.
- Client identifié : L’agent filtre automatiquement les documents pour n’utiliser que ceux appartenant au client ayant envoyé l’e-mail, évitant toute confusion avec d’autres comptes.
- Contact non client : Si l’expéditeur est reconnu comme contact mais pas comme client, l’agent limite son action aux documents liés à ce contact. Il peut ainsi générer un devis même si le contact n’est pas encore enregistré comme client.
- Aucun contact trouvé : Si l’adresse e-mail n’est associée à aucun contact, l’agent suspend le traitement et sollicite l’intervention de l’utilisateur pour éviter toute erreur.
Une détection proactive des contacts inconnus
Pour éviter les interruptions dans le traitement des demandes, Sales Order Agent vérifie automatiquement si l’expéditeur d’un e-mail est enregistré comme contact dans Business Central. Si ce n’est pas le cas, une notification s’affiche sur la page de révision des messages entrants.
Cette alerte signale que l’adresse e-mail n’a pas pu être associée à un contact existant. Vous pouvez alors facilement résoudre le problème en créant un nouveau contact ou en mettant à jour les informations d’un contact ou client existant.
Recherche intelligente d’articles dans les e-mails clients
Sales Order Agent analyse automatiquement les e-mails entrants pour identifier les éléments nécessaires à la création ou à la mise à jour d’un devis. Il détecte non seulement les articles demandés, mais aussi des informations complémentaires comme les quantités, les unités de mesure, les dates de livraison souhaitées, les attributs produits ou encore les références de documents externes.
L’agent interroge ensuite l’inventaire de Business Central, en explorant un large éventail de tables liées, afin de retrouver les articles correspondants et préparer une réponse adaptée.
Sales Order Agent est capable d’identifier des articles même à partir de descriptions vagues ou incomplètes. Toutefois, son efficacité dépend fortement de la qualité des informations produits disponibles dans Business Central.
Une fois les articles identifiés, l’agent vérifie leur disponibilité en tenant compte de plusieurs paramètres : quantité demandée, date de livraison souhaitée, emplacement, réceptions prévues, et bien plus encore.
Scénario de traitement automatisé avec Sales Order Agent
- Client : Envoie un e-mail à la boîte aux lettres Business Central pour demander un devis sur des articles.
- Sales Order Agent : Récupère les e-mails non lus de la boîte de réception et crée une tâche avec une étape pour examiner la demande entrante.
- Réviseur : Consulte et valide l’étape liée à l’e-mail.
- Sales Order Agent :
- Identifie le contact ou le client.
- Recherche les articles demandés et vérifie leur disponibilité.
- Crée le devis.
- Ajoute une étape de révision avec un e-mail de réponse incluant le devis en pièce jointe (format PDF).
- Réviseur : Examine et confirme l’e-mail et le devis.
- Sales Order Agent : Envoie l’e-mail avec le devis PDF au client.
- Client : Vérifie le devis et envoie un e-mail pour confirmer la commande.
- Sales Order Agent : Récupère l’e-mail et ajoute une nouvelle étape de révision.
- Réviseur : Consulte et confirme l’e-mail de confirmation de commande.
- Sales Order Agent :
- Convertit le devis en commande.
- Ajoute une tâche de révision avec un e-mail de confirmation de commande.
- Réviseur : Consulte et valide l’e-mail sortant.
- Sales Order Agent : Envoie l’e-mail de confirmation au client.
