Votre entreprise est-elle prête pour l’échéance du 1er septembre 2026 ? Cette date marque l’entrée en vigueur de la Réforme de la Facturation Électronique. Toutes les entreprises françaises devront obligatoirement recevoir leurs factures sous format électronique. Un changement qui concerne directement les PME.
Cette réforme va au-delà de la simple réception. Les grandes entreprises devront émettre des factures électroniques dès septembre 2026. Les ETI et PME suivront progressivement. L’automatisation du traitement des factures n’est plus optionnelle. Elle devient indispensable.
La dématérialisation complète des processus – depuis la saisie jusqu’au paiement final – génère des gains d’efficacité majeurs pour votre fonction financière. Microsoft Dynamics 365 Business Central peut vous accompagner dans cette transition. Ce guide expert vous montre comment maîtriser la facturation électronique et aborder sereinement cette mutation obligatoire.
Comprendre la facturation automatique et ses enjeux
Les processus financiers traditionnels atteignent leurs limites. Face aux volumes croissants et aux nouvelles exigences réglementaires, l’automatisation devient la solution pratique pour moderniser votre gestion financière.
Pourquoi automatiser la facturation aujourd’hui
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. L’automatisation génère une réduction des coûts de 30% à 50%. Pour une entreprise traitant 500 factures mensuelles, cela représente 10 € d’économie par facture, soit 60 000 € par an.
Le temps de traitement diminue de 75%. Vos collaborateurs se libèrent des tâches répétitives. Les délais d’encaissement se divisent par 4 en moyenne. Cette efficacité opérationnelle permet à vos équipes de se concentrer sur des missions stratégiques.
L’automatisation offre également une visibilité temps réel sur vos flux financiers. Vous suivez instantanément le statut des factures. Vous anticipez les paiements. Votre gestion de trésorerie devient plus précise et vos décisions financières plus éclairées.
Différences entre facturation manuelle et automatique
Le contraste entre les deux approches révèle des écarts de performance majeurs :
Processus manuel :
- Facture papier reçue par voie postale nécessitant vérification physique
- Transmission manuelle à l’agent responsable
- Blocages fréquents lors des absences (congés, maladie)
- Délais d’escompte souvent manqués
- Transparence limitée et recherches fastidieuses
Processus automatisé :
- Numérisation immédiate avec lecture OCR intelligente
- Transmission numérique instantanée aux personnes concernées
- Remplacements automatiquement programmés
- Étapes complètes gérées dans le logiciel (vérification, validation, comptabilisation)
- Vision globale via tableau de bord numérique
Cette transformation élimine les points de friction. Les outils basés sur l’IA extraient et vérifient automatiquement les données. Résultat : workflows standardisés, erreurs humaines réduites, délais de paiement optimisés.
Impact de la réforme sur les PME
Le calendrier s’accélère pour les PME françaises. La loi de finances 2024 précise les échéances :
- 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent recevoir des factures électroniques
- 1er septembre 2026 : grandes entreprises et ETI doivent émettre électroniquement
- 1er septembre 2027 : PME et micro-entreprises doivent aussi émettre
Les factures transiteront obligatoirement par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) certifiée.
Cette transition soulève plusieurs défis pour les PME :
- Investissement dans un logiciel compatible (formats Factur-X, UBL, CII)
- Formation du personnel aux nouveaux processus
- Mise à jour des bases de données (clients, fournisseurs, SIREN)
- Gestion de la période mixte papier/électronique
Ces contraintes cachent une opportunité. L’automatisation modernise votre fonction financière. Elle améliore le suivi des factures, réduit les erreurs et optimise la visibilité sur votre trésorerie.
L’automatisation devient un levier stratégique. Elle transforme votre fonction financière en la rendant plus efficace, plus fiable et plus agile face aux enjeux business.
Présentation de Business Central comme logiciel de facturation
Image Source: Microsoft
Microsoft Dynamics 365 Business Central s’impose comme la solution de référence pour moderniser vos processus de facturation. Héritier de Dynamics NAV, cet ERP a été pensé spécifiquement pour les petites et moyennes structures, sans faire l’impasse sur des fonctionnalités dignes des grandes entreprises.
Vue d’ensemble de l’ERP Microsoft
Business Central dépasse largement le cadre d’un simple logiciel de facturation. Cette plateforme complète unifie toute votre gestion d’entreprise. Forbes l’a d’ailleurs désigné « meilleur ERP global » en 2024. Le système intègre parfaitement les applications ERP et CRM au sein d’une solution reconnue en France, en Europe et à l’international.
Sa flexibilité de déploiement fait toute la différence. Cloud ou sur site, Business Central s’adapte à votre infrastructure. L’application mobile garantit un accès permanent aux données essentielles. Un atout majeur quand le travail hybride devient la norme.
L’évolutivité constitue un autre point fort. Votre entreprise grandit ? Ajoutez simplement les extensions nécessaires, sans investissement matériel supplémentaire. L’interface familière des produits Microsoft facilite l’adoption et réduit drastiquement les temps de formation.
Modules clés pour la gestion des factures
Le module Finance centralise l’ensemble de vos données financières pour une vision globale de votre santé économique. Côté facturation, plusieurs fonctionnalités se révèlent indispensables :
• Création automatisée : Génération directe des factures depuis vos commandes ou bons de livraison
• Suivi temps réel : Visualisation instantanée du statut des factures et paiements
• Workflows paramétrables : Circuits de validation et paiement entièrement automatisés
• Multi-devises : Gestion native des transactions internationales avec conversion automatique
• Réconciliation bancaire : Rapprochement automatique pour un pilotage précis de la trésorerie
La facturation de projets bénéficie d’une souplesse remarquable. Facturez plusieurs projets via le traitement par lots « Projet – Créer facture vente » ou créez des factures ciblées par projet, voire par tâche. Cette granularité s’avère précieuse pour les entreprises aux activités diversifiées.
Business Central anticipe déjà la Réforme de la Facturation Électronique. Sa compatibilité avec les futures plateformes PPF et PDP est assurée. L’intégration native avec des solutions comme Continia ou Esker garantit conformité réglementaire et optimisation des processus.
Avantages pour les PME
L’abonnement mensuel fixe élimine les lourds investissements en infrastructure. Vous accédez aux dernières fonctionnalités sans frais cachés. Cette approche modulaire permet de payer uniquement ce que vous utilisez.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Forrester Consulting révèle un ROI de 122% sur trois ans, avec 3,5 millions de dollars d’économies. La productivité des équipes financières bondit de 55%.
Business Central libère vos directeurs financiers des tâches chronophages. Ils peuvent enfin se concentrer sur l’analyse temps réel et les projets stratégiques. Cette capacité de décision rapide devient un avantage concurrentiel déterminant.
Pour les PME face à l’obligation de facturation électronique, Business Central n’est pas qu’une solution technique. C’est un accélérateur de performance qui marie conformité et efficacité opérationnelle.
Configurer la facturation automatique dans Business Central
Image Source: DynamicPoint
Configurer la facturation automatique dans Business Central
Business Central offre tous les outils nécessaires pour automatiser votre facturation. Cette configuration, plus accessible qu’il n’y paraît, vous permettra d’exploiter pleinement les capacités de votre logiciel facturation face aux exigences de l’e-invoicing.
Paramétrage de base du module de facturation
Les workflows constituent le cœur de votre automatisation. Configurez un flux de travail complet sans intervention manuelle en suivant ces étapes clés :
- Rendez-vous dans Configuration > Comptabilité fournisseur > Flux de travail
- Intégrez une tâche de validation automatisée
- Activez Soumettre automatiquement les factures importées au flux de travail
- Définissez le Nombre de tentatives de rapprochement automatique
Votre communication électronique nécessite également un paramétrage spécifique. Accédez aux Services E-Document et créez un nouveau service. PEPPOL BIS 3 reste le format générique recommandé. Sélectionnez l’intégration de service adaptée à vos besoins.
Les factures sortantes requièrent un profil d’envoi particulier. Choisissez Flux de service de documents électroniques étendu dans le champ Document électronique. Cette configuration utilise la nouvelle infrastructure plutôt que l’ancien système destiné à disparaître.
Création de modèles de factures électroniques
Business Central génère vos messages grâce à la gestion des états électroniques (ER). Cette approche garantit une structure unifiée pour tous vos modèles de factures.
Commencez par l’espace de travail Globalization Studio. Sélectionnez Gestion des états électroniques, puis Microsoft dans la section Fournisseurs de configuration. Accédez aux Référentiels pour importer les modèles essentiels : Modèle de facture et Modèle de message de réponse.
L’activation des documents électroniques passe par un flux de travail dédié :
- Utilisez Réinitialiser les modèles Microsoft dans Modèles de flux de travail
- Créez un flux depuis un modèle approprié
- Configurez Envoyer le document électronique à l’aide de la configuration dans Alors, réponse
Une fois publié, chaque document de vente génère automatiquement un E-Document vers le service configuré.
Gestion des taxes et de la TVA
La TVA demande une attention particulière pour garantir la conformité. Business Central calcule automatiquement selon vos paramètres de comptabilisation TVA – des combinaisons de groupes marché et produit.
Configurez vos Groupes compta. marché TVA avec des codes distincts : UE, Non-UE, France. Chaque code doit rester unique et explicite. Définissez ensuite les paramètres pour chaque combinaison :
- Pourcentage de TVA applicable
- Mode de calcul TVA
- Comptes généraux de validation (achats, ventes, taxes déductibles)
La Date de TVA reste fondamentale pour vos déclarations. Spécifiez dans Paramètres comptabilité votre date par défaut : Date de validation ou Date de document. Précisez le niveau d’utilisation souhaité.
La TVA sur encaissement mérite une configuration spécifique. Déterminez comment imputer les montants sur le compte TVA lors des paiements partiels. Trois approches s’offrent à vous : pourcentage, premier entré, ou dernier entré.
Cette configuration minutieuse vous assure un système robuste, prêt pour l’échéance 2026 de la facturation électronique.
Intégrer des solutions de dématérialisation compatibles
Business Central offre une base solide, mais l’ajout d’une solution de dématérialisation spécialisée décuple ses capacités. Ces outils tiers apportent la puissance nécessaire pour gérer l’intégralité de votre processus de facturation électronique.
Pourquoi utiliser un logiciel de dématérialisation
Les solutions dédiées comblent les lacunes techniques de Business Central. Elles capturent automatiquement vos factures entrantes – papier, PDF ou email. L’extraction intelligente des données devient réalité : montants, TVA, références fournisseurs s’intègrent sans intervention manuelle.
Ces plateformes créent des workflows de validation sur mesure. Contrôleurs et approbateurs interviennent aux moments stratégiques. La traçabilité reste complète. La conformité RGPD et fiscale s’applique automatiquement.
Le résultat ? Un taux d’automatisation d’au moins 80%. Cet indicateur détermine la réussite de votre projet de dématérialisation.
Exemples de partenaires : Continia, ExFlow, Esker
Trois solutions partenaires dominent le marché français :
Continia Document Capture centralise vos factures dans Business Central. Sa technologie OCR détecte les factures PDF depuis vos emails. Le système les achemine automatiquement vers l’approbateur concerné. Son portail web permet d’accepter, rejeter ou suspendre les documents avec commentaires détaillés.
ExFlow reste dans l’écosystème Business Central. La solution gère capture, validation et rapprochement avec vos bons de commande. L’archivage final s’effectue directement dans l’ERP sans rupture de flux.
Esker et Yooz proposent une intégration native complète. L’enregistrement des factures s’automatise. Les informations de paiement remontent en temps réel. Ces plateformes garantissent un accès permanent aux documents et pilotent intelligemment validations et paiements.
Connexion avec les PDP et le PPF
Business Central supporte plusieurs connecteurs selon vos besoins spécifiques. Le support PEPPOL intégré utilise les API d’Avalara, Continia, Pagero et autres partenaires certifiés.
Ces solutions tierces assurent la passerelle entre Business Central et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Microsoft a développé un module dédié pour la réforme française. Il gère l’envoi et la réception des formats Factur-X, UBL et CII.
Votre flexibilité reste totale. Chaque client peut recevoir son format préféré. Cette personnalisation garantit la compatibilité avec tous vos partenaires commerciaux tout en préservant la cohérence de vos données internes.
Assurer la conformité avec l’e-invoicing et l’e-reporting
La conformité réglementaire exige une approche méthodique et des outils adaptés. Votre système de facturation doit répondre à des critères techniques précis pour garantir une transition fluide vers les nouvelles obligations fiscales.
Obligations légales à partir de 2026
Cette mutation réglementaire comprend deux dimensions complémentaires qui touchent différents types d’échanges commerciaux :
- L’e-invoicing : concerne les échanges de factures entre entreprises françaises assujetties à la TVA (B2B)
- L’e-reporting : obligation de transmission à l’administration fiscale des données de facturation concernant les transactions B2C et internationales
Votre solution doit extraire automatiquement les données fiscales pertinentes et les transmettre aux plateformes désignées par l’État. Cette capacité devient indispensable pour maintenir votre conformité administrative.
Formats acceptés : Factur-X, UBL, CII
Trois formats standardisés sont officiellement reconnus pour la facturation électronique française :
- Factur-X (ou ZUGFeRD 2.1) : format hybride combinant un PDF lisible et un fichier XML structuré
- UBL (Universal Business Language) : standard international basé sur XML
- CII (Cross Industry Invoice) : norme développée par UN/CEFACT
Business Central supporte nativement ces formats. Vous pouvez configurer un format par défaut selon vos besoins opérationnels. Vérifiez que votre solution de dématérialisation partenaire traite également ces formats sans altération des données.
Suivi des transmissions et archivage sécurisé
Un système de traçabilité exhaustif doit accompagner chaque facture électronique. Les éléments essentiels incluent :
- La génération automatique d’accusés de réception et de rejet
- L’horodatage des échanges pour garantir leur authenticité
- Le statut de traitement en temps réel des factures émises et reçues
L’archivage respecte des contraintes strictes. Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans dans leur format d’origine. Cette conservation garantit l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des documents durant toute la période légale.
Business Central permet de configurer l’archivage directement dans le système ou via une solution partenaire certifiée. Quelle que soit votre approche, la solution doit faciliter la recherche rapide des documents archivés, notamment lors de contrôles fiscaux.
Optimiser les processus et automatiser les workflows
Votre équipe passe-t-elle encore des heures à traiter manuellement chaque facture ? Business Central change cette réalité. Les flux de travail automatisés révolutionnent la gestion quotidienne des factures et fluidifient l’ensemble du cycle de facturation.
Automatisation des validations et approbations
Business Central propose un système modulable pour organiser vos circuits de validation. Définissez précisément qui valide quoi, à partir de quel montant et selon quels délais. Trois configurations utilisateur s’offrent à vous :
- Autorisé : l’utilisateur choisit librement l’option de validation
- Interdit : empêche l’utilisateur de valider des factures seul
- Obligatoire : autorise uniquement la validation conjointe avec expéditions/réceptions
Cette structure garantit que chaque facture suit un processus transparent et traçable. Les workflows dynamiques incluent la désignation de remplaçants en cas d’absence. Fini les blocages pendant les congés ou les arrêts maladie.
Suivi des paiements et relances automatiques
Les relances automatisées constituent un atout majeur pour votre trésorerie. La page « Automatisation des rappels » centralise trois étapes clés : création, émission et envoi des relances. Vous choisissez la fréquence d’exécution – manuelle, hebdomadaire ou mensuelle.
Les textes d’emails se personnalisent pour chaque niveau de rappel. Joignez automatiquement les factures impayées en PDF. Le système génère des accusés de réception et suit l’état de chaque relance. Votre temps de recouvrement se réduit drastiquement.
Analyse des performances via tableaux de bord
Les données brutes deviennent des informations exploitables grâce aux tableaux de bord intégrés. Connecté à Power BI, Business Central affiche instantanément :
- L’avancement global des projets
- Les KPIs financiers clés (temps, coûts, marges)
- Les écarts entre prévisionnel et réel
Ces outils permettent aux directeurs financiers de piloter en temps réel. Anticipez vos besoins de trésorerie et ajustez votre stratégie. L’IA intégrée prédit les comptes susceptibles de payer en retard avec 94% de précision.
Conclusion
La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Cette échéance de septembre 2026 approche rapidement. Business Central offre une solution complète pour automatiser vos processus tout en respectant les nouvelles réglementations.
Les bénéfices économiques sont indéniables. Vos équipes financières peuvent enfin se libérer des tâches répétitives. Elles se concentrent désormais sur des missions stratégiques qui créent de la valeur pour votre organisation.
Business Central s’enrichit avec des solutions partenaires comme Continia, ExFlow ou Esker. Cette synergie garantit une gestion fluide de bout en bout – capture, validation, paiement, archivage. Votre cycle de facturation devient un processus maîtrisé et efficace.
Cette transition représente une opportunité majeure pour les PME. Celles qui anticipent ce changement prennent une longueur d’avance. Elles gagnent en agilité financière et en performance opérationnelle.
L’action doit commencer maintenant. Vos systèmes nécessitent une adaptation. Vos équipes ont besoin de formation. Vos données clients et fournisseurs demandent une mise à jour rigoureuse. Business Central accompagne cette évolution avec une solution modulaire qui grandit avec votre entreprise.
Cette modernisation dépasse le simple respect des obligations légales. Elle optimise votre fonction financière dans sa globalité. Votre gestion devient plus intelligente, plus réactive, plus stratégique. L’avenir de votre entreprise se construit aujourd’hui avec les bons outils et les bonnes décisions.
